MR-AG-ZO-312-36/23                                                                                      Stalowa Wola, dnia 24.10.2023

ZAPYTANIE OFERTOWE

Muzeum Regionalne w Stalowej Woli składa zapytanie ofertowe na usługę pn.:

Projekt graficzny, skład, przygotowanie do druku publikacji pt.:

„Stalowa Wola i Rozwadów w cieniu nazistowskiej flagi”

Muzeum Regionalne w Stalowej Woli

ul. Sandomierska 1

37-450 Stalowa Wola

NIP: 865 209 25 29, REGON: 830414006

tel. 15 844 85 56, 15 844 02 81, fax 15 844 85 57

e-mail: oferty@muzeum.stalowawola.pl

1.     Muzeum Regionalne w Stalowej Woli informuje, że prowadzi postępowanie, które nie podlega ustawie z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm), zaś wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130 000,00 zł.

2.     Dyrektor Muzeum Regionalnego w Stalowej Woli zaprasza Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu do złożenia ofert cenowych. Wskazuje się, że zapytanie niniejsze nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów postępowania. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego.

3.     O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają wymagania określone w niniejszej specyfikacji zapytania ofertowego. Wykonawcą może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej oraz podmioty te występujące wspólnie. Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.

4.     Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów postępowania.

5.     Wskazuje się, że zapytanie niniejsze nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.

6.     Wspólny słownik zamówienia CPV

79550000 - Usługi w zakresie komputerowego maszynopisania, przetwarzania tekstu i powiązanych z nimi komputerowych usług wydawniczych

79822000 - Usługi składu

79822500 - Usługi projektów graficznych

1.     Przedmiotem zamówienia jest wykonanie projektu graficznego, skład i łamanie publikacji pt.: „Stalowa Wola i Rozwadów w cieniu nazistowskiej flagi. Fotografie z kolekcji Karola Karbarza”, zgodnie z poniższymi wymaganiami oraz podstawowymi informacjami o publikacji:

1)   Publikacja o charakterze albumowym, prezentująca kolekcję składającą się głównie z archiwalnych fotografii oraz skanów dokumentów; zawierać będzie również podpisy i krótkie teksty informacyjne. Treść podzielona będzie na rozdziały.

2)   Zawartość publikacji:

a)   500 fotografii i dokumentów z podpisami

b)   20 stron znormalizowanych tekstu przeplatany zdjęciami

3)   Spis treści (roboczy):

1.      Wstęp

2.      Mieszkańcy regionu w wojsku polskim

3.      Kampania wrześniowa

4.      Rozwadów:

5.      Charzewice

6.      Obozy koncentracyjne

7.      Oflag i stalag

8.      Internowanie w Rumuni i na Węgrzech

9.      Ślad mieszkańców regionu na liście katyńskiej

10.    Stalowa Wola

11.    Kenkarte

12.    Mieszkańcy regionu na frontach II wojny światowej

13.    Konspiracja

14.    Powojenne ekshumacje żołnierzy

4)   w załączniku próbka tekstu, podpisów oraz przykładowe fotografie

5)   format: wskazany przez autora szaty graficznej

6)   zakłada się, oprawę twardą, szytą nićmi

2.     Zamawiający dostarczy Wykonawcy w dniu podpisania umowy następujące materiały:

a)    materiał fotograficzny,

b)    materiał tekstowy,

c)     materiał graficzny (logotypy).

3.     Załącznik A do zapytania: 21 przykładowych fotografii + tekst – na potrzeby wykonania koncepcja graficznej publikacji.

4.     Wykonawca powinien zapewnić możliwość konsultacji z pracownikiem Muzeum Regionalnego w Stalowej Woli, w kwestiach merytorycznych dotyczących projektu szaty graficznej oraz składu. Wykonawca jest zobowiązany do wprowadzenia korekt na pdf-ie zgłoszonych przez Zamawiającego w liczbie do trzech.

5.     Wykonawca zobowiązany jest do załączenia plików drukarskich PDF w formie elektronicznej na CD ROM lub DVD oraz dostarczenia przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego na własny koszt.

6.     Wraz z zapłatą całego wynagrodzenia Zamawiający nabywa autorskie prawa majątkowe do projektu będącego Przedmiotem Umowy polegające na prawie do wykorzystania tego projektu. Autorskie prawa osobiste pozostają przy Wykonawcy.

1.     O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a)         posiadania wiedzy i doświadczenia

Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku:

ü  O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, których wiedza i doświadczenie pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia, to znaczy w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali należycie co najmniej 3 usługi składu katalogów lub albumów wystaw dzieł sztuki/ eksponatów muzealnych.

Oferent powinien wypełnić Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego pn.: „Doświadczenie zawodowe Oferenta” wraz z podaniem rodzaju przedmiotu zamówienia, wartości zamówienia, oraz dat wykonania. Na potwierdzenie autentyczności przedstawionych informacji Oferent musi załączyć dokument potwierdzający, że usługi poligraficzne zostały wykonane należycie, np.: referencje, protokoły odbioru, poświadczenia, itp.

b)         dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku:

ü  O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują odpowiednim potencjałem osobowym mającym wiedzę i doświadczenie stosowne do przedmiotu zamówienia, niezbędnym do jego realizacji.

2.     Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków o których mowa w niniejszym ogłoszeniu nastąpi na podstawie przedłożonych w ofercie oświadczeń lub dokumentów.

Dokumenty wykazujące brak podstaw do wykluczenia Wykonawcy:

1.         Wypełniony i podpisany przez osoby /osobę/ uprawnione /ą/ lub uprawomocnione /ą/ do reprezentowania Wykonawcy – Formularz oferty będący jednocześnie oświadczeniem, że Wykonawca akceptuje warunki zawarte w specyfikacji zapytania ofertowego

2.         Wzór umowy, będący jednocześnie oświadczeniem, że w razie wygrania zapytania ofertowego zobowiązuje się do zawarcia umowy w wersji jak w załączniku, w uzgodnionym z Zamawiającym miejscu i terminie.

3.         Oświadczenie o doświadczeniu zawodowym Oferenta – zgodnie z załącznikiem nr 3 do specyfikacji zapytania ofertowego.

4.         Oświadczenie Wykonawcy dot. art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. – Załącznik 5.

Termin wykonania zamówienia: 21 dni od dnia podpisania umowy.

1.     Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie:

a)    pisemnej – ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Muzeum Regionalnym w Stalowej Woli, ul. Sandomierska 1, 37-450 Stalowa Wola, Punkt Obsługi Klienta, parter.

b)    elektronicznej – ofertę należy przesłać na adres e-mail: oferty@muzeum.stalowawola.pl

Dokument należy wypełnić i podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (pod rygorem nieważności) osób wskazanych w dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub posiadających pełnomocnictwo. Zamawiający zaleca zapisanie dokumentu w formacie PDF.

2.     Termin złożenia oferty

Termin składania ofert upływa w dniu 3.11.2023 r. do godz. 12.00

3.     Informacja o otwarciu ofert

1)    Otwarcie ofert nastąpi w dniu 3.11.2023 r. o godz. 12.15 w siedzibie Zamawiającego.

2)    Otwarcie ofert ma charakter jawny.

4.     Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty

1)    Informacja o wynikach postępowania zostanie niezwłocznie zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej Zamawiającego oraz przesłana na adres mailowy Wykonawców, którzy złożyli ofertę.

2)    Zawiadomienie będzie zawierało wykaz wszystkich  Wykonawców, którzy złożyli ofertę oraz tych, którzy zostali wykluczeni z postępowania.

5.     Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania.

6.     Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli ona jest sprzeczna z treścią zapytania ofertowego wytycznymi lub w inny sposób narusza obowiązujące przepisy prawa.

7.     Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania.

8.     Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

1.    Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:

Lp. 1. kryterium CENA – 60%. Oferent, który przedstawi najniższą ofertę w zbiorze ofert nie odrzuconych otrzyma 60 pkt., reszta Oferentów zgodnie z wzorem: An= Cmin /Cr x 60

Gdzie: An – wartość punktowa oferty rozpatrywanej w kryterium ceny

Cmin – najniższa cena netto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia w zbiorze ofert nie odrzuconych

Cr – cena netto oferty rozpatrywanej

Lp. 2. kryterium PRZYKŁADOWA KONCEPCJA PUBLIKACJI PRZEDŁOŻONA PRZEZ OFERENTA – 40%,

Zamawiający oceni załączoną do oferty minimum jedną propozycję koncepcji szaty graficznej PUBLIKACJI ALBUMOWEJ przygotowanej przez Oferenta na podstawie załączonych do zapytania ofertowego tekstów i fotografii:

Oferent powinien przygotować własną koncepcję złożoną z okładki oraz minimum 4 stron „środka”, zapisanych w formacie PDF, nagranych na płycie CD/DVD.

Każdy z członków komisji oceniającej będzie mógł według własnej oceny przyznać od 1 do 10 pkt. każdej z ofert. Zamawiający powoła na potrzeby rozstrzygnięcia niniejszego zapytania ofertowego 4 członków komisji, która będzie oceniać dołączoną do oferty koncepcję.  

Liczba punktów dla każdej oferty obliczona będzie w ten sposób, że każdy członek komisji przyzna pisemnie na specjalnie przygotowanej KARCIE OCENY od 1 do 10 punktów, a następnie liczba tych punktów zostanie do siebie dodana i podzielona przez liczbę członków komisji oceniającej dokonujących oceny (średnia ocen).

Punkty będą przyznawane wg następujących kategorii: 

9-10 pkt. (= max) dla oceny „doskonałej”

7-8 pkt. dla oceny „bardzo dobrej”

4-6 pkt. dla oceny „dobrej”

2-3 pkt. dla oceny „dostatecznej, wystarczającej, przeciętnej”

1 punkt (= min.) dla oceny „niedostatecznej”

2.     Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.

3.     Jeżeli koncepcja otrzyma od minimum 1 członka komisji oceniającej po 1 (słownie: jednym) punkcie, odpowiadającym ocenie „niedostatecznej”, Oferent zostanie wykluczony, a oferta odrzucona z uwagi na nie spełnienie wymogów Zamawiającego.

4.     Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa ilość punktów, tzn. która uzyska najkorzystniejszy bilans ceny i kryterium nr II (koncepcja szaty graficznej publikacji).

5.     Zaakceptowana przez Zamawiającego koncepcja szaty graficznej będzie dla Wykonawcy obowiązująca.

6.     W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia pisemnych w terminie określonym przez Zamawiającego.

1.   Wraz z protokolarnym odbiorem przedmiotu Umowy przez Zamawiającego, oraz w ramach wynagrodzenia, Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do przedmiotu Umowy oraz wyłączne prawo wykonywania praw zależnych, w rozumieniu art. 2 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do przedmiotu Umowy na następujących polach eksploatacji:

a)      trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym techniką drukarską, techniką zapisu magnetycznego, techniką cyfrową lub przez wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie takich zapisów, włączając w to sporządzanie kopii oraz dowolne korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami;

b)      wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy;

c)      tworzenie nowych wersji i adaptacji (tłumaczenie, przystosowanie, zmiana układu lub jakiekolwiek inne zmiany);

d)      publiczne rozpowszechnianie, w szczególności wyświetlanie, publiczne odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie w dowolnym systemie lub standardzie, a także publiczne udostępnianie dzieła w ten sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne udostępnianie na żądanie;

e)      rozpowszechnianie w sieci Internet oraz w sieciach zamkniętych;

f)       nadanie, w tym za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej przy pomocy jakichkolwiek środków technicznych niezależnie od standardu, systemu, formatu, w tym nadanie za pośrednictwem satelity, transmisję przewodową lub bezprzewodową przy pomocy jakichkolwiek środków technicznych, w tym za pośrednictwem satelity;

g)      prawo do wykorzystania utworu do celów promocyjnych, a także do oznaczania lub identyfikacji produktów i usług oraz innych przejawów działalności, przedmiotów jego własności, a także dla celów edukacyjnych i szkoleniowych;

h)      zezwolenie na tworzenie opracowań, przeróbek i modyfikacji utworu, prawo do rozporządzania opracowaniami, przeróbkami i adaptacjami utworu oraz prawo udostępniania ich do korzystania, w tym udzielania licencji na rzecz osób trzecich, na wszystkich polach eksploatacji, o których mowa powyżej.

2.   Wykonawca oświadcza, że przedmiot Umowy stworzy samodzielnie i będzie on stanowić jego wyłączną własność oraz że będzie posiadał pełnię praw autorskich do przedmiotu Umowy.

3.   Wykonawca oświadcza, że przedmiot Umowy nie będzie obciążony jakimikolwiek prawami osób trzecich oraz, że w związku z realizacją przedmiotu Umowy nie będzie naruszać praw osób trzecich.

4.   Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu ewentualnego naruszenia praw osób trzecich, a w szczególności zwalnia on Zamawiającego z obowiązku zapłaty odszkodowania na rzecz osoby trzeciej w związku z wykorzystywaniem przedmiotu Umowy.

5.   Przeniesienie autorskich praw majątkowych do przedmiotu Umowy oraz zezwolenia na wykonywanie praw zależnych będzie nieograniczone miejscem ani czasem.

6.   Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: P. Beata Trybuła.

1.   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia pisemnych wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego.

2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji treści zapytania ofertowego w każdym momencie, o czym poinformuje Oferentów na stronie internetowej Zamawiającego.

3.   Jeżeli w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia, zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia oferty dodatkowej.

4.   Zamawiający poprawi w ofercie: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki, rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

5.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ogłoszenia lub warunków zapytania ofertowego albo unieważnienia lub odwołania postępowania bez podania przyczyny.

6.   Zamawiający informuje, że zamierza podpisać umowę również w sytuacji, gdy do złożenia oferty przystąpi tylko jeden Oferent.

7.   W przypadku, gdyby wszystkie ważne oferty zawierały cenę wyższą niż kwota jaką Zamawiający może wydać na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający przewiduje możliwość negocjacji ceny z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. 

8.   Muzeum Regionalne w Stalowej Woli informuje, że nie zwraca kosztów udziału w postępowaniu.

9.   O wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania Zamawiający powiadomi Wykonawców.

10. Niniejsze ogłoszenie nie stanowi zobowiązania Zapytującego do udzielenia zamówienia.

1.    Formularz ofertowy – Załącznik nr 1

2.    Wzór umowy – Załącznik nr 2

3.    Doświadczenie zawodowe – Załącznik nr 3

4.     Klauzula informacyjna z art. 13 RODO – Załącznik nr 4

5.     Oświadczenie Wykonawcy dot. art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. – Załącznik nr 5.

6.     Materiały: tekst + fotografie (na potrzeby wykonania projektu koncepcyjnego szaty graficznej publikacji)